Een bedrijfsverhuizing is complex en kostbaar. Zonder goede planning loopt u het risiko van langdurige downtime, verloren productiviteit en ontevreden medewerkers. Dit stapsgewijze projectplan minimaliseert risico's en zorgt voor een soepele overgang naar uw nieuwe kantoor.
1 Stap 1: Projectorganisatie en rollen definiëren
Stel een dedicated projectleider aan die volledige verantwoordelijkheid draagt voor de verhuizing. Deze persoon wordt het centrale aanspreekpunt voor alle stakeholders. Vorm een kernteam met vertegenwoordigers van IT, HR, facilitair en financiën. Wijs één contactpersoon aan bij het verhuisbedrijf voor duidelijke communicatie. Definieer verantwoordelijkheden, bevoegdheden en escalatieprocedures voor problemen.
2 Stap 2: IT-infrastructuur inventariseren en plannen
Maak een complete inventaris van alle IT-apparatuur, servers, netwerkapparatuur en telecom. Identificeer kritieke systemen die minimale downtime mogen hebben. Plan de nieuwe IT-infrastructuur inclusief netwerkbekabeling, wifi-coverage en servercapaciteit. Organiseer een testdag om alle systemen uit te proberen voordat medewerkers arriveren. Zorg voor backup-oplossingen voor het geval iets niet werkt.
3 Stap 3: Werkplekken systematisch nummeren en coderen
Ontwikkel een systematisch nummeringssysteem voor alle werkplekken in zowel het oude als nieuwe kantoor. Gebruik kleurcodes per afdeling of verdieping voor visuele duidelijkheid. Maak plattegronden waarop elke werkplek genummerd staat. Label alle meubilair, IT-apparatuur en persoonlijke spullen met de bijbehorende werkpleknummers. Dit voorkomt verwarring en versnelt de inrichting.
4 Stap 4: Communicatie met leveranciers en gebouwbeheer
Start vroeg met communicatie naar alle leveranciers: internet, telefonie, beveiliging, catering en schoonmaak. Coördineer met gebouwbeheer over lifttijden, laad- en losplaatsen, en toegangspassen. Regel parkeervergunningen en informeer buren over mogelijke overlast. Zorg dat alle contracten worden overgezet naar het nieuwe adres en dat dienstverlening direct operationeel is.
5 Stap 5: Medewerkers informeren en betrekken
Informeer medewerkers transparant over de verhuisplannen, timing en wat van hen verwacht wordt. Organiseer informatiesessies en verstuur regelmatige updates. Geef duidelijke instructies over het inpakken van persoonlijke spullen en wat wel/niet mee mag. Vraag om verhuishulp van medewerkers en bied vrijwilligers een kleine vergoeding of vrije dag.
6 Stap 6: Timeline opstellen met kritieke mijlpalen
Maak een gedetailleerde timeline met alle kritieke activiteiten en mijlpalen. Begin 3-6 maanden vooraf met planning. Bouw buffer tijd in voor onvoorziene problemen. Definieer go/no-go momenten waarop besloten wordt of de verhuizing doorgaat. Communiceer deadlines duidelijk aan alle betrokkenen. Plan een pilot verhuizing met één afdeling om het proces te testen.
7 Stap 7: Verhuisdag coördineren en superviseren
Op verhuisdag zelf is goede coördinatie essentieel. Zorg dat projectteamleden vroeg aanwezig zijn op beide locaties. Houd walkie-talkies of andere directe communicatiemiddelen bij de hand. Controleer dat alle systemen werken voordat medewerkers arriveren. Houd een checklist bij van voltooide taken. Plan lunch voor het verhuisteam en helpers.
8 Stap 8: Soft-landing ondersteuning eerste week
De eerste week na verhuizing is cruciaal voor een succesvolle overgang. Zorg voor on-site IT-support om computerproblemen direct op te lossen. Plaats duidelijke bewegwijzering en plattegronden in het nieuwe gebouw. Organiseer rondleidingen voor medewerkers. Houd dagelijkse check-ins met afdelingshoofden om problemen vroeg te signaleren. Plan een welkomstborrel om de nieuwe werkplek te vieren.
Belangrijkste punten
- Stel een dedicated projectleider aan
- Inventariseer alle IT-apparatuur vooraf
- Communiceer tijdig met alle stakeholders
- Plan een soft-landing dag
